كيف تختار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك

السلام عليكم ورحمه الله وبركاته

كيف تختار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك


كثير منا يتعرض في عملهإلى ضرورة المفاضلة بين برامج محاسبية متعددة وكل منها له ميزاته المغريةلاستخدامه . ويقع في حيرة اختيار أيهم أفضل لشركتي حاليا ومستقبليا.

في البداية لابد أن نتفق علىأنه ليس هناك البرنامج الأمثل (سواء من حيث الإمكانيات أو التكلفة ) لكلالشركات فما يناسب شركة ما ليس بالضرورة أن يناسب شركة أخرى حتى ولو فينفس مجال النشاط.

وعليه فهناك عدد من النصائح الاسترشادية التي يمكن استخدامه كمعايير للمفاضلة بين البرامج المختلفة:

أولا: حجم أعمال الشركة:

الإجابة على هذا السؤال تقرر الحاجة إلى استخدامالبرامج المحاسبية الجاهزة بدلا من استخدام الدفاتر أو الإكسيل من عدمه.فمثلا الشركة التي حجم أعمالها قل عن 500000 جنيه بالتأكيد يمكن أن تسرالأمور بدون الحاجة إلى برنامج جاهز.

ثانيا: نشاط الشركة:

من المعروف في عالم البرمجيات ، وجود برامج متخصصةفي نشاط معين (مقاولات ...الخ)، وهناك برامج أخرى عامة (غير متخصصة بمعنىلا وجود لمكون فيها يمكن من خلاله القيام بعمل المستخلصات كما فيالمقاولات) وهي تصلح للأنشطة التجارية أكثر. وطبعا تكلفة شراء الأولى أعلىبكثير من تكلفة شراء الثانية.

ثالثا:مكونات البرنامج الجاهز:

تلجأ بعض شركات البرمجيات إلى تجزئة برنامجها إلى أجزاء( المخزون،العملاء،اليومية العامة......الخ)
وطبعا كل جزء يعمل بصورة منفصلة عن الأخر ولا يرى أو يتأثر بعمليات الأجزاء الأخرى.
والهدف من ذلك هو تخفيض التكلفة بالنسبة للعميل و لكنواقع الأمر أن العميل في النهاية سوف يحتاج إلى باقي الأجزاء، ويفاجئ بأنالتكلفة الإجمالية زادت عن المخطط له بكثير....... بكثير .
والأفضل هو اختيار برنامج يشمل كل أوجه النشاط المرتبطة بالعمل المتخصص أو العام ويمكن تلخيصها في:
إدارة حسابات العملاء: ( عروض وأوامر البيع،الفواتير،المردودات،التحصيلات، ارتداد الشيكات...الخ).
إدارة حسابات الموردين عروض وأوامر الشراء،الفواتير،المردودات،المدفوعات، ارتداد الشيكات...الخ).
إدارة الحسابات العامة: ( تسجيل القيود، تسوية حسابات البنوك،الأستاذ العام، ....الخ)
إدارة المخزون: (تسجيل أذون الوارد والمنصرف والمرتد وتسجيل العجز أو الزيادة في المخزن من واقع إدارة حسابات العملاء والموردين.
الأجور والمرتبات.
إدارة الفروع أو نقاط البيع.
القدرة على عمل التقارير الخاصة بكل ماسبق وأيضا التقارير الختامية من ميزانية ......الخ.
تكامله مع برامج أخرى مثل الإكسيل والأكسس.

رابعا: توافر الدعم الفني للبرنامج:

وهو أهم عامل للاختيار. ويفضل في هذه الحالةالاتصال بمستخدم أو أكثر سبق لهم العمل على البرنامج والاستفسار عن مدىجودة الدعم الفني والأهم تكلفته. فبعض الشركات تخفض في سعر البرنامج وتعوضذلك في ارتفاع تكلفة الدعم الفني. يعني اللي أنت وفرته بالشمال لازم تدفعهباليمين .. ههههههه.

خامسا : التوصيات:

طبعا لابد من استشارة المحاسب القانوني للشركة فهوفي النهاية من سيراجع على البرنامج وهل له قدرة العمل عليه ومراجعته. كذلكتوصيات من شركات أخرى ( أو سابقة أعمال للشركة المنتجة للبرنامج) ،طبعا لوتم ترشيح البرنامج من قبل شخص موثوق به أو شركة تعمل في نفس النشاط.
مما يضمن سلامة البرنامج من المنظور المحاسبي ،فللأسفهناك بعض البرامج الجديدة ورخيصة الثمن بها أخطاء محاسبية لا تغتفر نظرالأن القائمين عليها لم يستعينوا بمحاسبين محترفين أثناء التصميم.

سادسا: سهولة الاستخدام:

عندما يتعلق الأمر باختيار البرمجيات، كثيرا مايغفل هذا الجانب، ولكنه من الأهمية بمكان أن يأخذ في الحسبان. بغض النظرعن كم أن البرنامج كبير ويغطي احتياجاتي أو كم هو رخيص، إذا كانت واجهةالاستخدام وأساليب تنفيذ العمليات مرهقة للغاية أو من الصعب معرفتها،فتأكدأن البرنامج لن يستخدم.
فسر نجاح أي برنامج جاهز هو ما يبقيه بسيطا سهلالاستخدام ويبقى التركيز على احتياجات العمل الخاصة بك .فابحث عن البرامجذات واجهات سهلة.

العناصر الستة السابقة عند أخذها في الحسبان سوفتساعدك بالتأكيد على اتخاذ القرار السليم في شراء البرنامج الجاهز المناسبلك حاليا والقادر على دعم احتياجاتك المستقبلية.

ونصيحة أخيرة مني :
عند استقرارك على البرنامج تجنب أن يصيبك الإحباط عندإعداد البرنامج للعمل والتدرب على تنفيذ العمليات وتسجيل المدخلات منبيانات العملاء والموردين والمخزون .....الخ. فأنا أعلم كم يكون مملاومرهقا صدقني لكن ضع في اعتبارك أنك عند تجاوزك لهذا المنحنى سوف يكون عندك نظام محاسبي منظم تستطيع من خلاله ممارسة عملك ومراجعته والحصول على نتائجه بسهولة ويسر ودقة عالية. والله الموفق أولا وأخرا.

تقبلوا من عطر التحية والسلام

منقول عن الاستاذ رفيق احمد

موضوع رائع شكرا لك